我们是学校财务的管理者, 我们有责任确保所有入账的金融交易都是适当和合理的, based on policy. Visit policy FN10 参阅有关业务开支及活动的指引.
Purchasing
请遵循所有大学、校园和部门的优先采购流程和政策.
Please use the Procurement Search Tool 作为“一站式商店”的搜索功能来查找产品, GL product categories, purchasing agents, standing contracts, payment decision matrix, and more.
重要提示:PSU要求供应商通过在我们的大学PaymentWorks数据库中注册他们的十大网赌靠谱网址平台来成为供应商. 有关成为供应商和PaymentWorks的更多十大网赌靠谱网址平台,请访问以下网站: http://purchasing.erebyaparis.com/become-supplier.
Personal Reimbursement
申请个人报销批准的商业目的是通过十大网赌靠谱网址平台 SAP CONCUR.
Purchasing Card
十大网赌靠谱网址平台采购卡是一种Visa签账卡,具有预定的限制,因员工而异,允许十大网赌靠谱网址平台的授权员工直接从供应商处购买某些商品和服务以及旅行费用.
Employees will use Penn State SAP Concur 在20天内完成所有刷卡交易,包括旅游、商品和服务.
- 要获得采购卡,您必须首先获得部门批准,然后完成 Purchasing Card online tutorial 以电子方式签署采购卡协议. 您将收到结业证书,必须与您的新pcard请求一起提交 SAP Concur.
- 大多数部门将使用商业区域1200-十大网赌靠谱网址平台.
Goods and Services (G&S)
Tax Exemption Forms
作为宾夕法尼亚州联邦的一个工具, 十大网赌靠谱网址平台免除大多数联邦和州税.
确保您已确认您已收到部门批准,并通过成本对象仪表板中的Fiori瓷砖了解正确的成本中心或内部订单(IO) SIMBA.
请确保您已经确认您可以使用pcard通过 Procurement Search Tool’s payment decision matrix.
如有可能,应使用“狮子市集”代替“购货卡” ShopOnLion in SIMBA.
Amazon Business 应该只在狮子市场上没有产品时使用. 如有疑问或申请一个新的亚马逊商业帐户,请联系 [email protected].
购买Pcard应在购买日期后20天内对账 SAP Concur.
Last Name, First Initial/Vendor & Item/Purchase Date
Travel
If travel for business is granted, 旅行者有义务成为大学负责任的财务管理人员, avoiding impropriety or extravagance, 熟悉并遵守管理大学资金支出的政策. Refer to travel policies TR01 and TR02.
费用必须清晰、准确、合理地用于商业目的.
旅行报告必须在十大网赌靠谱网址平台核对 SAP Concur 根据学校规定,旅行结束后20天内.
旅行时请使用以下命名约定*:
Traveler Last Name, First Initial/Event & Location/Event Date(s)
你必须在每个报告的事件描述中回答5个W.
*例外情况:当p卡持卡人在他们的p卡上为旅行者预付了一定的旅行费用, pcard持有者将遵循pcard命名协议.
持卡人的姓氏,旅客的首字母/名字+目的地或旅行费用类型(i.e., airfare, car rental)/purchase date.
All students, faculty, 以及为大学目的而集体或单独旅行的员工(与俱乐部一起), organization, team, college, (或系)或获得大学资助的学生必须记录国际旅行 TSN 数据库中列出的出发前 大学的国际旅行要求政策 (TR01). 这包括国际研究、会议和实习的旅行.
Group Meals and Meeting Expenses
Please consult the Procurement Search Tool for General Ledgers (GL).
Group Meals = “Event Expense” in SAP Concur
Meals: 当两个或两个以上的人(其中一个是大学员工或大学代表)用一顿饭代替早餐时, 在进行大学事务期间的午餐或晚餐, event expense examples include:
- Primarily for Students, GL 52390201
- Includes University/Community, GL 52390600
- Faculty/Academic only, GL 52390401
- Primarily Guest/Donor/Candidate/Board, GL 52390100 (allowable); 52390101(unallowable – for grants only)
Snacks & Refreshments: 当两个或两个以上的人(其中一个是大学员工或大学代表)开会处理大学事务时,费用适用于设施和相关用品的租金, services and equipment, 还有像甜甜圈这样的食品和饮料, coffee, 以及其他不能代替正餐的零食, please use Event Expenses – GL 52211000.
会议费用通过十大网赌靠谱网址平台处理 SAP Concur
- 参加团体聚餐的人员名单,必须附在SAP会议报告中.
- 注:PSU员工必须始终单独列出.
- 可以使用12个或更多的组,但仍然需要编辑total #.